稟議書の書き方とは？太陽光発電など設備投資の際に活用できる！

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脱炭素ブログ

皆さま、こんにちは！

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稟議書とは、他社と契約、或いは何かを購入する際によく使われる書類の一つとなります。

今回は稟議書の定義、メリットとデメリット、書き方、承認を得るためのポイントをご説明いたします。

企業における稟議書とは、「経費で備品を購入する」など上長の承認が必要な場面で、

その内容を文章にまとめて関係者に回覧させ、意思決定を求めるツールです。

稟議書は、基本的に、複数の決裁権者の決裁を得ないと、手続きが進められない場合に必要となります。

稟議書を作成するという業務プロセスは、日本企業以外には基本的にありません。

稟議書自体を作成するために、時間がかかるなどの問題があるためです。

稟議書を書くことのメリットとデメリットは以下です。

高額なサービスの契約、設備導入の際に、複数の担当者の承認が必要になることがあります。

稟議書を一度作成すれば、複数部門の上長に回覧し、承認を得ることにつながりますので、

わざわざ会議する時間を設定しなくても、スムーズに意思決定できるようになります。

購入したサービスや部品に対して他のメンバーから「なぜこの部品やサービスを購入するのか」という疑問があった場合でも、稟議書に記録が残っているため、説明がしやすくなります。

稟議書中に、提案の目的・理由・金額・得られる効果・他の案と比べて優れた点などの要点をまとめて、上長（決裁権者）に提出しているため、決裁権者が稟議内容を判断しやすくなります。

稟議書を作成するには、当該事項の稟議事項、関連する決裁権者や承認者、金額、得られた効果などをすべて記入する必要があるため、手間がかかります。

また、複数の決裁権者に承認を得る必要がありますので、2度、3度の修正がかかることもよくあります。

稟議書の様式は各会社によって決められる場合が多いです。

ただ、稟議書を作成するには、以下のポイントを抑える必要があります。

記入項目	項目詳細
決裁区分	「可決」・「条件付き認可」・「保留」・「差戻し」など最終判断内容が分かる項目
申請日・決済日	稟議書の申請が提出される日と決裁権者承認を得た日
件名	稟議要件のタイトル
発注先・契約先	社外に部品発注或いはサービスを発注する際に記入する
※稟議事項	申請内容（製品やサービス）の詳細内容
※金額	社外の製品やサービスを購入する際の予算費用
※効果	当該製品やサービスを購入することで得られるメリット
添付資料	見積書、カタログなど
押印欄	稟議書の最後に設ける