稟議書の書き方とは?太陽光発電など設備投資の際に活用できる!
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稟議書の書き方とは?太陽光発電など設備投資の際に活用できる!
脱炭素ブログ
2022/04/19
稟議書の書き方とは?太陽光発電など設備投資の際に活用できる!
皆さま、こんにちは!
埼玉で太陽光発電をするならカネザワにお任せください!
稟議書とは、他社と契約、或いは何かを購入する際によく使われる書類の一つとなります。
今回は稟議書の定義、メリットとデメリット、書き方、承認を得るためのポイントをご説明いたします。
稟議書の定義
企業における稟議書とは、「経費で備品を購入する」など上長の承認が必要な場面で、
その内容を文章にまとめて関係者に回覧させ、意思決定を求めるツールです。
稟議書は、基本的に、複数の決裁権者の決裁を得ないと、手続きが進められない場合に必要となります。
稟議書のメリットとデメリット
稟議書を作成するという業務プロセスは、日本企業以外には基本的に
ありません
。
稟議書自体を作成するために、時間がかかるなどの問題があるためです。
稟議書を書くことのメリットとデメリットは以下です。
メリット①上長に確認するための無駄な時間と手間を省くことができる
高額なサービスの契約、設備導入の際に、複数の担当者の承認が必要になることがあります。
稟議書を一度作成すれば、複数部門の上長に回覧し、承認を得ることにつながりますので、
わざわざ会議する時間を設定しなくても、スムーズに意思決定できるようになります。
メリット②決裁権者承認の記録が残っているため、スムーズに決定事項を進めることができる
購入したサービスや部品に対して他のメンバーから「なぜこの部品やサービスを購入するのか」という疑問があった場合でも、稟議書に記録が残っているため、説明がしやすくなります。
メリット③提案内容について決裁権者が判断しやすくなる
稟議書中に、提案の目的・理由・金額・得られる効果・他の案と比べて優れた点などの要点をまとめて、上長(決裁権者)に提出しているため、決裁権者が稟議内容を判断しやすくなります。
デメリット:稟議書作成自体が時間かかる
稟議書を作成するには、当該事項の稟議事項、関連する決裁権者や承認者、金額、得られた効果などをすべて記入する必要があるため、手間がかかります。
また、複数の決裁権者に承認を得る必要がありますので、2度、3度の修正がかかることもよくあります。
稟議書の書き方
稟議書の様式は各会社によって決められる場合が多いです。
ただ、稟議書を作成するには、以下のポイントを抑える必要があります。
記入項目
項目詳細
決裁区分
「可決」・「条件付き認可」・「保留」・「差戻し」など最終判断内容が分かる項目
申請日・決済日
稟議書の申請が提出される日と決裁権者承認を得た日
件名
稟議要件のタイトル
発注先・契約先
社外に部品発注或いはサービスを発注する際に記入する
※
稟議事項
申請内容(製品やサービス)の詳細内容
※
金額
社外の製品やサービスを購入する際の予算費用
※
効果
当該製品やサービスを購入することで得られるメリット
添付資料
見積書、カタログなど
押印欄
稟議書の最後に設ける
※
上記の項目のうち「稟議事項」、「金額」、「効果」の3つの項目は、稟議書の中で最も重要な部分となります。決裁権者から製品の導入の承認を得るには、論理的にその製品、サービスが自社にとってなぜ必要なのか理由を説明する必要があります。
スムーズに承認を得るためのポイント
決裁権者(上長)に承認を得るために、稟議書を提出する目的、背景、承認していただく項目の詳細内容、導入後得られるメリット、リスクなどを説明する必要があります。
また、決裁権者(上長)に「いかに早く承認して
貰うか
」も非常に重要です。
まず稟議書の記入の記入内容に関して、押さえるべき要点は以下3点です。
①実施目的、理由とその背景を記載する
決裁権者や上長は現場の事情をすべて把握することはできません。
そのため、現場目線の導入による理由や目的を説明しきれなければ、
稟議書が却下される可能性が大きくなります。
つまり、「事情を知らない人でも理解できる内容」を書く必要があります。
②得られるメリットとそのリスクを書きだす
購入する部品やサービスがもたらすメリットやリターンを客観的に説明する必要があります。
例えば、社内業務を改善するためのデジタルツールを導入したい場合、
その結果として業務時間を以前の全部より20%削減、或いは20時間削減実現できます、など
具体的な数値をもって効果を示しましょう。
また、実施中に起こるリスクやデメリットについても、リスクの範囲や対策まで記載しましょう。
③事前に根回しをしておく
稟議書を決裁権者に提出する前に、先に提案書について口頭でも構いませんので相談しましょう。
事前に上長に内容を伝え、意見を参考にし、稟議書を修正することで、
提出する際に決裁権者も同意しやすくなります。
是非このコンテンツを参考に、より効率的に稟議書を書きましょう!
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稟議書のメリットとデメリット
メリット①上長に確認するための無駄な時間と手間を省くことができる
メリット②決裁権者承認の記録が残っているため、スムーズに決定事項を進めることができる
メリット③提案内容について決裁権者が判断しやすくなる
デメリット:稟議書作成自体が時間かかる
稟議書の書き方
スムーズに承認を得るためのポイント
①実施目的、理由とその背景を記載する
②得られるメリットとそのリスクを書きだす
③事前に根回しをしておく